データ保持・破棄ポリシー

目的

このポリシーの目的は、データの保持と破棄に関連する活動を定義し、MuseArrIve の情報システム、ネットワーク、データ、データベース、およびその他の情報資産を保護することです。データ管理を規定する追加のポリシーについては、別途説明します。

範囲

このポリシーは、MuseArrIve の業務運営に必要なすべての情報技術システム、ソフトウェア、データベース、アプリケーション、およびネットワーク リソースに適用されます。このポリシーは、MuseArrIve のすべての従業員、請負業者、および承認されたサードパーティ組織に適用されます。

コンプライアンス宣言

このポリシーは、1998 年の米国データ保護法、2000 年の情報自由法、2003 年の公正かつ正確な信用取引法、カナダの個人情報保護および電子文書法、グラム・リーチ・ブライリー法、および欧州の一般データ保護規則に準拠しています。

ポリシーの概要

• データ管理責任:

  • IT 部門は、データの保持と破棄の活動を管理します。
  • 他の部門 (財務、経理、運用、人事) は、IT 部門に要件を提供します。
  • IT 部門は、データの保持と破棄の手順を開発、実行、テストします。
  • 業界標準への準拠が優先事項です。

• データ保持および破棄プログラム:

  • 計画、設計、文書化、リスク分析が含まれます。

  • チーム、役割、責任を特定します。

  • 意識向上トレーニングと演習を実施します。

  • 計画が最新であり、使用できる状態であることを確認します。

  • 管理レビューと監査を受けます。

  • 継続的な改善に重点を置きます。

• リスク評価とビジネス影響分析:

  • データの保持と破棄の要件を含めます。
    ビジネス ニーズに合わせて毎年更新されます。

• 対象となるデータの種類:

  • 電子データ (CD、ハードドライブ、磁気テープなど)。
    非電子データ (紙のファイル、マイクロフィルム)。
    システム/コンポーネント (サーバー、ルーター、スイッチ)。

• 保存および破棄計画:

  • ストレージ要件とメトリックを指定します。
  • 電子情報と非電子情報に対応します。
  • 生産中止資産をカバーします。
  • 破棄パラメータ (上書き、物理的破棄)。

• テストと認識:

  • 定期的に計画を見直し、テストします。
  • MuseArrIve の経営陣と従業員の理解を確保します。
  • プログラムと個人の責任についての認識を高めます。

• ドキュメントのメンテナンス:

  • 変化する状況を反映するために計画を最新の状態に保ってください。

MuseArrIve のデータ保持および破棄の仕様

具体的なデータ保持および破棄の技術要件は次のとおりです。

一般的な

• 保持活動:
  
  • データ/システム保持アクティビティの頻度と種類。
• 破壊活動:
  
  • データ/システム破壊活動の頻度と種類。
• 責任：
  
  • データの保持と破棄を担当する社内スタッフまたは外部の第三者。
• 通知：
  
  • 保持および破棄活動に関する問題を特定するための連絡先。

データ/システム保持手順

• データの保存と保持:
  
  • 電子データと非電子データがどのように保存され、保持されるか。
• システムの保存と保持:
  
  • システムがどのように保存され、保持されるか。
• 位置：
  
  • データ/システムが保存される場所。
• 検証:
  
  • 保持手順が適切に機能することを保証するプロセス。

データ/システム破壊手順

• 破壊指標:
  
  • データ破棄のパラメータ (時間枠、方法)。
• 破壊プロセス:
  
  • データ/システム破壊の手順。
• 検証:
  
  • データ/メディアの破壊を確認するプロセス。

保存および破棄のリクエスト

• リクエストの処理:
  
  • データの復元および破棄のリクエストの処理。

政策リーダーシップ

Cong Hoang Tri 氏は、MuseArrIve のデータ/システムの保持と破棄活動の責任者である企業オーナーです。これらの活動に関連する問題は、IT 管理およびその他の関係者と調整する必要があります。

政策責任

• 承認:
  • 指定役員による承認。
• 実装：
  
  • 政策活動の企画・実行。
• メンテナンスとアップデート:
  
  • ポリシーを最新の状態に保つ。
• 監視とレビュー:
  
  • 政策の有効性の定期的なレビュー。
• 改善:
  • 拡張機能の定義と実装。

経営レビュー

カスタマー サポート チームは、このデータ保持および破棄ポリシーを毎年確認し、更新します。変更は変更管理プロセスを通じて管理されます。

違反に対する罰則

このポリシーに従わない場合は、口頭での叱責、人事ファイルへの記録、解雇、またはその他の適切な救済措置の対象となる場合があります。